1. ติดตามลูกค้าและดีลขาย
จัดข้อมูล: สร้าง Customers เก็บชื่อบริษัทและผู้ติดต่อ สร้าง Deals เก็บมูลค่า Stage และวันติดตาม แล้วใช้ Link to another record เชื่อมแต่ละดีลกับลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าหนึ่งรายมีหลายดีลได้
มุมมองของทีม: ใช้ Kanban จัดกลุ่มตาม Stage ให้ทีมขายตรวจความคืบหน้า และ Calendar สำหรับวันติดตาม อย่าใช้ชื่อบริษัทเป็นตัวเชื่อมเพียงอย่างเดียว เพราะชื่ออาจซ้ำหรือเปลี่ยนได้
ทดลอง: เพิ่มลูกค้าหนึ่งรายกับดีลสองรายการ เปลี่ยน Stage ของดีลหนึ่งรายการ แล้วตรวจว่าความสัมพันธ์ยังชี้ไปที่ลูกค้าคนเดิม
2. รับคำขอและส่งต่องานบริการ
จัดข้อมูล: สร้าง Tickets ที่มีหัวข้อ รายละเอียด สถานะ และกำหนดส่ง ใช้ Form ให้ผู้แจ้งกรอกข้อมูลที่ทีมต้องใช้ กำหนด Field ที่จำเป็นก่อนแชร์ลิงก์
มุมมองของทีม: ให้ทีมใช้ Grid ตรวจรายละเอียดและ Kanban แบ่งงานตาม Status ถ้ามีข้อมูลที่ต้องแยกตามผู้รับผิดชอบ ให้กำหนดสิทธิ์และ Record-level security ตามรุ่นที่ใช้งาน
ทดลอง: ส่ง Form หนึ่งครั้ง ตรวจว่าเพิ่ม Record หนึ่งรายการ เปลี่ยนสถานะ แล้วทดสอบด้วยบัญชีผู้รับงานและบัญชีผู้แจ้งว่าดูข้อมูลได้ตามที่กำหนด
3. ติดตามสินค้าและรายการรับจ่าย
จัดข้อมูล: สร้าง Products เก็บรหัสสินค้าและชื่อ สร้าง Stock movements เก็บรายการรับจ่าย จำนวน และวันที่ เชื่อมการเคลื่อนไหวแต่ละรายการกับสินค้า ใช้ค่าบวกสำหรับรับเข้าและค่าลบสำหรับจ่ายออก
มุมมองของทีม: ใช้ Rollup รวมจำนวนจากรายการที่เชื่อมกับสินค้า แล้วสร้าง View สำหรับสินค้าที่ต้องเติม ใช้ Dashboard หากรุ่นที่ทีมใช้รองรับ โดยตกลงสูตรและช่วงเวลาของรายงานก่อน
ทดลอง: สำหรับสินค้าทดลองหนึ่งรายการ เพิ่มรับเข้า +10 และจ่ายออก -3 ผลรวมที่คาดหวังคือ 7 ตรวจแหล่งข้อมูลและรายการซ้ำก่อนใช้ยอดนี้ตัดสินใจสั่งซื้อ
เชื่อมต่อกับงานอัตโนมัติ
เมื่อโครงสร้างข้อมูลและสิทธิ์ชัดเจนแล้ว ค่อยเพิ่ม Workflows หรือ Scripts สำหรับงานซ้ำ หากต้องเชื่อมหลายบริการ ลองดู ตัวอย่าง n8n และ บทความ Workflows และ Scripts ของ NocoDB
