เข้าใจโครงสร้างก่อนสร้างข้อมูล
Workspace คือพื้นที่ทำงานของทีม ภายในมี Base สำหรับรวบรวมข้อมูลของงานหนึ่งเรื่อง แต่ละ Base มี Table ได้หลายตาราง ใน Table มี Field เป็นคอลัมน์และ Record เป็นแถว ส่วน View คือวิธีแสดงข้อมูลของ Table เช่น ตาราง กระดานงาน หรือปฏิทิน
1. เตรียมบัญชีและสิทธิ์
เข้าสู่ระบบผ่าน URL ที่ทีมดูแลระบบเตรียมให้ เลือก Workspace ของคุณ หากสร้าง Base หรือ Field ไม่ได้ ให้ผู้ดูแลตรวจ Role ของบัญชี งานสร้างโครงสร้างข้อมูลกับงานแก้ข้อมูลใช้สิทธิ์ต่างกัน
2. สร้าง Base สำหรับติดตามงาน
ที่หน้า Bases ของ Workspace เลือก New Base → From Scratch ตั้งชื่อว่า “งานทีม” แล้วเลือก Create Base ใช้ Base ทดลองก่อนนำข้อมูลลูกค้าจริงเข้าระบบ
3. สร้าง Table และ Field
สร้าง Table ชื่อ Tasks แล้วเลือก Field ให้ตรงชนิดของข้อมูล หากเมนูต่างจากตัวอย่าง เปิดเอกสาร Create Table เพื่อเทียบกับรุ่นที่ใช้
| Field | ชนิด | ตัวอย่าง |
|---|---|---|
| Task | Single line text | ส่งใบเสนอราคา |
| Status | Single select | To do / Doing / Done |
| Due date | Date | วันที่ส่งงาน |
| Notes | Long text | รายละเอียดที่ต้องติดตาม |
4. ทดลองด้วยข้อมูลสามรายการ
เพิ่มงานสามรายการ ตั้ง Status ให้ต่างกัน แล้วลองแก้ข้อมูล ค้นหางาน และเรียงตาม Due date ตรวจว่าข้อมูลวันที่กับตัวเลือก Status ถูกชนิดก่อนนำรายการจำนวนมากเข้าระบบ
5. สร้าง View ให้เหมาะกับทีม
ใช้ Grid ตรวจข้อมูลทั้งหมด แล้วเพิ่ม Kanban ที่จัดกลุ่มด้วย Status เมื่อแก้สถานะใน View หนึ่ง ข้อมูล Record เดียวกันจะเปลี่ยนตามไปด้วย ส่วน Filter และการเรียงลำดับเก็บแยกตาม View
แบบฝึกหัดก่อนเริ่มใช้จริง
- สร้างงานใหม่หนึ่งรายการและค้นหาให้เจอ
- เปลี่ยน Status เป็น Done แล้วตรวจใน Grid กับ Kanban
- สร้าง View ที่กรองเฉพาะงานค้าง แล้วตรวจว่างาน Done หายจากมุมมองนั้น
- ให้สมาชิกอีกคนลองเปิดและแก้ข้อมูลตาม Role ที่ได้รับ
การกรองข้อมูลใน View ช่วยจัดหน้าจอ หากต้องจำกัดสิทธิ์ดูข้อมูล ให้กำหนดสิทธิ์และ Record-level security แยกต่างหาก
